Бухгалтерлік есеп жүйесіне кіріспе (ААЖ)
Ан есепке алу ақпараттық жүйесі (ААЖ) бизнес пайдалану, жинау, сақтау, басқару, процесс, шығарып алу, және ол бухгалтерлер, консультанттар, бизнес талдаушылар, менеджерлер, бас қаржы офицерлер (CFOs пайдаланылуы мүмкін, сондықтан оның қаржылық деректерді хабарлауға, бұл құрылымы ), аудиторлар, реттеушілер және салық органдары.
Арнайы дайындалған бухгалтерлер компанияның қаржылық операциялары мен есеп жүргізу кезінде ең жоғары дәлдікті қамтамасыз ету үшін AIS-пен терең жұмыс істейді, сондай-ақ заңды түрде оған қол жеткізуді қажет ететіндерге қаржылық деректерді оңай қол жетімді етеді – бәрі де деректерді сақтаған кезде.
Негізгі өнімдер
- Бухгалтерлік ақпараттық жүйені (ААЖ) компаниялар қаржылық деректерді жинау, сақтау, басқару, өңдеу, алу және есеп беру үшін қолданады.
- ААЖ-ді бухгалтерлер, кеңесшілер, бизнес-талдаушылар, менеджерлер, қаржы директорлары, аудиторлар және реттеушілер қолдана алады.
- ААЖ компаниядағы түрлі бөлімдердің бірлесіп жұмыс істеуіне көмектеседі.
- Тиімді ААЖ деректерді тиімді сақтау және алу үшін аппараттық және бағдарламалық жасақтаманы қолданады.
- ААЖ-нің ішкі және сыртқы басқару құралдары компанияның құпия деректерін қорғауда өте маңызды.
Бухгалтерлік есеп жүйелерін түсіну (ААЖ)
Бухгалтерлік ақпараттық жүйе – бұл компания үшін барлық бухгалтерлік есеп пен іскерлік қызметті бақылау әдісі. Бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйелері негізінен алты негізгі компоненттен тұрады: адамдар, процедуралар мен нұсқаулар, мәліметтер, бағдарламалық жасақтама, ақпараттық технологиялар инфрақұрылымы және ішкі бақылау. Төменде әр компоненттің бөлшектері көрсетілген.
1. AIS People
ААЖ құрамына кіретіндер жүйенің қолданушылары болып табылады. ААЖ компания ішіндегі түрлі бөлімдердің бірлесіп жұмыс істеуіне көмектеседі. Ұйымның AIS пайдалану қажет болуы мүмкін кәсіпқойларға мыналар жатады:
- Бухгалтерлер
- Кеңесшілер
- Бизнес-талдаушылар
- Менеджерлер
- Қаржы бөлімінің бастығы
- Аудиторлар
Мысалы, менеджмент сату мақсаттарын белгілей алады, ол үшін қызметкерлер тиісті тауарлық-материалдық құндылықтарға тапсырыс бере алады. Түгендеу туралы бұйрық бухгалтерияға жаңа кредиторлық берешек туралы хабарлайды. Сатулар бизнесте жүзеге асырылған кезде, сату процесіне қатысатын адамдар мен бөлімдер мыналарды қамтуы мүмкін:
- Сатушылар тұтынушылардың тапсырыстарын ААЖ-ға енгізеді.
- Бухгалтерлік есеп шоттары немесе тұтынушыға шот-фактура жібереді.
- Қойма тапсырысты жинайды.
- Жеткізу бөлімі тапсырыс берушіні жібереді.
- Бухгалтерияға жаңа дебиторлық берешек туралы хабарлама жіберіледі, бұл клиенттен алынған IOU, әдетте 30, 60 немесе 90 күн ішінде төленеді.
- Клиенттерге қызмет көрсету бөлімі тапсырыс пен жеткізілімдерді қадағалайды.
- Менеджмент тауарлық-материалдық құндылықтар, жеткізілім және өндіріс шығындарын қамтуы мүмкін сату туралы есептер құру және шығындарға талдау жасау үшін ААЖ пайдаланады.
Жақсы жасалған AIS көмегімен ұйымдағы барлық адамдар бір жүйеге кіре алады және бірдей ақпаратты ала алады. ААЖ, қажет болған жағдайда, ұйымнан тыс адамдарға ақпарат беру процесін жеңілдетеді.
Мысалы, консультанттар ААЖ-дегі ақпараттарды компанияның баға құрылымының тиімділігін талдау үшін шығындар туралы мәліметтер, сату деректері мен кірістерге қарап пайдалана алады.Сондай-ақ, аудиторлар деректерді компанияның ішкі бақылауын, қаржылық жағдайын және Сарбэнс-Оксли заңы (SOX)сияқты ережелерге сәйкестігін бағалау үшін қолдана алады.
ААЖ оны қолданатын адамдардың қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін жасалуы керек. Сондай-ақ, жүйені пайдалану оңай болуы керек және тиімділікке кедергі келтірмей жетілдірілуі керек.
2. Процедуралар мен нұсқаулар
ААЖ-нің процедурасы мен нұсқаулары – бұл деректерді жинау, сақтау, алу және өңдеу үшін қолданылатын әдістер. Бұл әдістер қолмен де, автоматтандырылған да. Деректер ішкі көздерден де (мысалы, қызметкерлерден) де, сыртқы көздерден де алынуы мүмкін (мысалы, клиенттердің онлайн-тапсырыстары). Процедуралар мен нұсқаулар AIS бағдарламалық жасақтамасында кодталады. Сонымен қатар, процедуралар мен нұсқаулықтар қызметкерлерге құжаттама мен оқыту арқылы «кодталуы» керек. Тиімді болу үшін процедуралар мен нұсқаулар үнемі орындалуы керек.
3. AIS деректері
ААЖ-де ақпаратты сақтау үшін мәліметтер базасының құрылымы болуы керек, мысалы, құрылымдық сұраныстар тілі (SQL), бұл мәліметтер базасы үшін әдетте қолданылатын компьютер тілі. SQL ААЖ-дегі деректерді есеп беру мақсатында басқаруға және алуға мүмкіндік береді. ААЖ-де жүйені пайдаланушылардың әр түрлі типтері және мәліметтерді енгізу үшін әр түрлі енгізу экрандары, сондай-ақ әр түрлі пайдаланушылардың қажеттіліктерін және ақпараттың әртүрлі түрлерін қанағаттандыру үшін әр түрлі шығару форматтары қажет болады.
ААЖ-дағы мәліметтер ұйымның іскери тәжірибесіне қатысты барлық қаржылық ақпарат болып табылады. Компанияның қаржылық жағдайына әсер ететін кез-келген іскери мәліметтер ААЖ-ға енуі керек.
ААЖ-ге енгізілген мәліметтер типі бизнестің сипатына байланысты, бірақ ол келесілерден тұруы мүмкін:
- Сату тапсырыстары
- Клиенттердің есепшоттары
- Сатуды талдау туралы есептер
- Сатып алуға арналған өтінімдер
- Сатушының шот-фактуралары
- Тіркелімдерді тексеру
- Бас кітап
- Түгендеу деректері
- Жалақы туралы ақпарат
- Уақытты сақтау
- Салық туралы ақпарат
Бұл мәліметтер бухгалтерлік есепті және қаржылық есептілікті, соның ішінде дебиторлық берешектің қартаюын, тозу немесе амортизация кестесін, сынақ сальдосын және пайда мен шығындар туралы есепті дайындау үшін пайдаланылуы мүмкін. Осы мәліметтердің барлығын бір жерде – ААЖ-да болу – бизнестің іс қағаздарын жүргізу, есеп беру, талдау, аудит және шешім қабылдау қызметін жеңілдетеді. Деректер пайдалы болуы үшін олар толық, нақты және маңызды болуы керек.
Екінші жағынан, ААЖ-ға кірмейтін деректер мысалдары жадынамалар, корреспонденциялар, презентациялар мен нұсқаулықтарды қамтиды. Бұл құжаттар компанияның қаржылық жағдайына қатысты тангенциалдық қатынасқа ие болуы мүмкін, бірақ стандартты ескертулерді қоспағанда, олар іс жүзінде компанияның қаржылық есебінің бөлігі болып табылмайды.
4. AIS бағдарламалық жасақтамасы
ААЖ-нің бағдарламалық жасақтамасы – бұл компанияның қаржылық деректерін сақтау, алу, өңдеу және талдау үшін қолданылатын компьютерлік бағдарламалар.Бұрын компьютерлер болған кезде ААЖ қолмен, қағазға негізделген жүйе болған, бірақ қазіргі кезде көптеген компаниялар ААЖ-нің негізі ретінде компьютерлік бағдарламалық жасақтаманы қолданады.Шағын кәсіпорындар Intuit-тің Quickbooks немесе Sage’s Sage 50 Accounting қолдана алады, бірақ басқалары бар.2 Шағын және орта бизнес үшін SAP Business One қолданылуы мүмкін. Орта және ірі бизнес Microsoft Dynamics GP, Sage Group компаниясының MAS 90 немесе MAS 200, Oracle PeopleSoft немесе Epicor Financial Management қолдануы мүмкін.567
Сапа, сенімділік және қауіпсіздік ААЖ тиімді бағдарламалық жасақтамасының негізгі компоненттері болып табылады. Менеджерлер компания үшін шешім қабылдау үшін ол шығаратын ақпаратқа сүйенеді және оларға дұрыс шешім қабылдау үшін жоғары сапалы ақпарат қажет.
AIS бағдарламалық жасақтамасын әр түрлі бизнес түрлерінің бірегей қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін теңшеуге болады. Егер қолданыстағы бағдарлама компанияның қажеттіліктерін қанағаттандырмаса, бағдарламалық жасақтаманы ақырғы пайдаланушылардың айтарлықтай үлесімен үйде дамыта алады немесе ұйым үшін арнайы үшінші тарап компаниясы жасай алады. Жүйені тіпті мамандандырылған компанияға тапсыруға болады.
Көпшілікке сатылатын компаниялар үшін бизнестің қандай бағдарламалық жасақтама мен теңшелім нұсқаларын таңдағанына қарамастан, Sarbanes-Oxley ережелері AIS құрылымын белгілі бір дәрежеде белгілейді.Себебі SOX ережелері ішкі бақылау мен аудиторлық процедураларды белгілейді, олармен мемлекеттік компаниялар сәйкес келуі керек.
5. АТ инфрақұрылымы
Ақпараттық технологиялар инфрақұрылымы – бұл бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесін басқаруда қолданылатын жабдықтың сәнді атауы. Мұндай аппараттық элементтердің көпшілігі кәсіпорында болуы керек және келесілерді қамтуы мүмкін:
- Компьютерлер
- Мобильді құрылғылар
- Серверлер
- Принтерлер
- Толқынды қорғаушылар
- Маршрутизаторлар
- Сақтау құралдары
- Қосалқы қуат көзі