Шот-фактура

Шот-фактура дегеніміз не?

Шот – бұл сатып алушы мен сатушы арасындағы мәмілені көрсететін және тіркейтін уақыт белгілері бар коммерциялық құжат. Егер тауарлар немесе қызметтер несиеге сатып алынған болса, шот-фактура әдетте мәміленің шарттарын көрсетеді және төлемнің қол жетімді әдістері туралы ақпарат береді.

Шот-фактураның түрлеріне қағаз түбіртегі, сату векселідебеттік жазба, сату шот-фактурасы немесе онлайн-электронды жазба кіруі мүмкін.

Негізгі өнімдер

  • Шот-фактура – бұл сатып алушы мен сатушы арасындағы мәмілені, мысалы, дүкеннен алынған қағаз түбіртегі немесе электронды тігіншінің онлайн жазбасы сияқты жазбаларды сақтайтын құжат.
  • Шоттар ішкі бақылау мен аудиттің маңызды элементі болып табылады.
  • Шот-фактурада көрсетілген төлемдер жауапты басқарушы құраммен келісілуі керек.
  • Шот-фактураларда, әдетте, төлем шарттары, бірлік құны, жеткізілім, өңдеу және транзакция барысында көрсетілген кез келген басқа шарттар көрсетілген.

Шот-фактура негіздері

Шот-фактурада бұл шоттың бетіндегі шот-фактура болуы керек. Әдетте оның шот-фактура нөмірі деп аталатын бірегей идентификаторы бар, ол ішкі және сыртқы сілтеме үшін пайдалы. Шот-фактурада, әдетте, есеп айырысуға қатысты қате болған жағдайда сатушы немесе қызмет көрсетуші үшін байланыс ақпараттары болады.

Төлем шарттары шот-фактурада, сондай-ақ кез-келген жеңілдіктерге, мерзімінен бұрын төлеу туралы мәліметтерге немесе кешіктірілген төлемдер үшін есептелген қаржы төлемдеріне қатысты ақпаратта көрсетілуі мүмкін. Сондай-ақ, ол заттың бірлік құнын, сатып алынған бірліктердің жалпы көлемін, жүк, тасымалдау, жөнелту және онымен байланысты салық төлемдерін ұсынады және қарыздың жалпы сомасын көрсетеді.

Компаниялар барлық аяқталмаған транзакциялар үшін шот-фактура ретінде айдың соңына есеп беруді жіберуді таңдай алады. Егер бұл жағдай болса, онда өтініште келесі шот-фактуралар жіберілмейтіні туралы айтылуы керек. Тарихи түрде шот-фактуралар қағазға түсірілді, көбінесе сатып алушы мен сатушының әрқайсысы өзінің жазбалары үшін мәміле туралы жазбаға ие болатындай етіп бірнеше көшірмелер жасалады. Қазіргі уақытта компьютерде жасалған шот-фактуралар өте кең таралған. Оларды қағаз түрінде қағазға басып шығаруға немесе мәміле тараптарына электрондық пошта арқылы жіберуге болады. Электрондық жазбалар сонымен қатар нақты транзакцияларды немесе белгілі бір күндерді іздеуді және сұрыптауды жеңілдетуге мүмкіндік береді.

А шот-проформа, алдын ала болып табылады  сату Билл  тауарлардың тиеп немесе жеткізу алдын ала сатып алушылар жіберіледі. Шот-фактура әдетте сатып алынған заттарды және басқа маңызды ақпаратты сипаттайды, мысалы, жеткізу салмағы мен көлік ақысы.  Про-форма  шот-фактуралары көбінесе халықаралық транзакциялармен, әсіресе импорт бойынша кедендік мақсаттар үшін күшіне енеді.

Kurzübersicht

Про-форма-шот-фактура міндетті келісім болып табылады, дегенмен сату шарттары өзгертілуі мүмкін.

Шот-фактураның маңыздылығы

Шот-фактура күні тауарларға есеп-қисап жүргізілген және мәміле ресми тіркелген уақыт пен мөрмен бекітілген уақыт пен күнді білдіреді. Сондықтан шот-фактура күні төлемге қатысты маңызды ақпаратқа ие, өйткені ол несие мерзімі мен шоттың аяқталу мерзімін белгілейді. Бұл әсіресе несие ұсынатын ұйымдар үшін өте маңызды, мысалы, таза 30. Шот-фактураның нақты мерзімі, әдетте, шот-фактура күнінен кейін 30 күн. Сол сияқты, компаниялар клиенттерге тауарларды қайтару мүмкіндігін ұсынады, әдетте есепшотта көрсетілгендей, сатып алуды растаған сәттен бастап белгілі бір күндерге негізделген.

Электрондық шот-фактура

Компьютерлік дәуір пайда болғаннан бері адамдар мен кәсіпкерлер қағаз құжаттарға балама ретінде электронды шот-фактураларға сенім арта бастады. Электрондық шот-фактура немесе электронды шот-фактура – бұл тараптар арасындағы мәмілеге қатысты құжаттарды қалыптастыру, сақтау және бақылау және олардың шарттарының орындалуын қамтамасыз ету үшін электрондық есепшоттың бір түрі.

Бұл электронды құжаттар шот-фактуралар мен түбіртектерді, сатып алу туралы бұйрықтарды, дебеттік және кредиттік ноталарды, төлем шарттары мен нұсқаулықтарын және ақша аудару қағаздарын қамтуы мүмкін. Сандық шот-фактуралар әдетте электрондық пошта, веб-парақ немесе қосымша арқылы жіберіледі. Артықшылықтарға мыналар жатады: 

  • Тұрақты және физикалық зақымға төзімділік
  • Нақты атауларды, терминдерді немесе күндерді іздеу және сұрыптаудың қарапайымдылығы
  • Аудиторлық қабілеттілікті арттыру
  • Сұраныс бойынша басып шығару немесе көбейту мүмкіндігі
  • Деректерді жинау және іскерлік барлау қабілеті
  • Қағаздың қолданылуын азайту

Электрондық шот-фактура бірнеше технологиялар мен енгізу опцияларын қамтиды және шот-фактура клиентке төлем үшін электронды түрде ұсынылатын кез-келген әдісті сипаттайтын жалпы термин ретінде қолданылады. Қабылдау мен тиімділікті жеңілдету үшін бүкіл әлемде EDIFACT және UBL сияқты бірнеше электрондық шот-фактура стандарттары әзірленді.

Шоттар мен кредиторлық берешек

Шот-фактуралар тауарлық-материалдық құндылықтарды бақылау, есепке алу және салық салу мақсатында өнімнің сатылуын қадағалайды, бұл кредиторлық берешек пен осыған ұқсас міндеттемелердің есебін жүргізуге көмектеседі. Көптеген компаниялар өнімді жөнелтеді және төлемді кейінірек күтуде, сондықтан жалпы сома сатып алушыға және сатушыға арналған шотқа айналады.

Қазіргі шот-фактуралар қағаз түрінде емес, электронды түрде жіберіледі. Егер шот-фактура жоғалған болса, сатып алушы сатушыдан оның көшірмесін сұрай алады. Шот-фактураны пайдалану несиенің бар екендігін білдіреді, өйткені сатушы тауарды алдын ала ақша алмай-ақ өнімді жіберген немесе қызмет көрсеткен.

Kurzübersicht

Шот-фактуралар сатып алушылардан тауарға немесе қызметке тапсырыс беруден бұрын жасалатын сатып алу тапсырыстарынан өзгеше.

Шоттар және ішкі бақылау

Шоттар ішкі бақылаудың маңызды элементі болып табылады. Шот-фактура бойынша төлемдер жауапты басқарушы құраммен келісілуі керек. Сонымен қатар, шот-фактура сатып алу тапсырысына сәйкес келеді, ал ақпаратты салыстырғаннан кейін төлем бекітілген операциялар үшін төленеді. Аудиторлық фирма шығындардың қысқартылуын тексерген кезде тиісті есепті кезеңге шот-фактуралардың енгізілуін қамтамасыз етеді.