Бухгалтерлік есеп жүйесі (ААЖ)
Бухгалтерлік есеп жүйесі (ААЖ) дегеніміз не?
Бухгалтерлік ақпарат жүйесі (ААЖ) инвесторларға, несие берушілерге және салық органдарына есеп беру үшін ішкі пайдаланушылар пайдаланатын қаржылық және есептік деректерді жинауды, сақтауды және өңдеуді қамтиды. Әдетте бұл бухгалтерлік есепті ақпараттық технологиялар ресурстарымен бірге бақылауға арналған компьютерлік әдіс. ААЖ бухгалтерлік есептің жалпы қабылданған қағидаларын (GAAP) пайдалану сияқты дәстүрлі бухгалтерлік есеп тәжірибесін заманауи ақпараттық технологиялар ресурстарымен үйлестіреді.
Бухгалтерлік есеп жүйелері (ААЖ) қалай қолданылады
Бухгалтерлік есеп жүйесі бухгалтерлік есеп циклында маңызды әр түрлі элементтерден тұрады. Жүйеде қамтылған ақпарат салалар мен бизнестің ауқымдары бойынша әр түрлі болса да, типтік ААЖ кірістерге, шығындарға, тұтынушылар туралы ақпаратқа, қызметкерлер туралы ақпаратқа және салық ақпараттарына қатысты деректерді қамтиды. Нақты мәліметтер сату тапсырыстары мен талдау туралы есептерді, сатып алуға сұраныстарды, шот-фактураларды, чек регистрлерін, тауарлы-материалдық құндылықтарды, жалақы қорын, кітапты, сынақ балансын және қаржылық есептілік туралы ақпаратты қамтиды.
Бухгалтерлік ақпараттық жүйеде ақпаратты сақтау үшін мәліметтер базасының құрылымы болуы керек. Бұл мәліметтер қорының құрылымы әдетте кесте мен деректерді басқаруға мүмкіндік беретін сұраныстар тілімен бағдарламаланған. ААЖ-де деректерді енгізуге, сондай-ақ бұрын сақталған деректерді редакциялауға арналған көптеген өрістер бар. Сонымен қатар, бухгалтерлік ақпараттық жүйелер көбінесе вирустарға, хакерлерге және ақпарат жинауға тырысатын басқа сыртқы көздерге қарсы алдын-алу шаралары бар қауіпсіздігі жоғары платформалар болып табылады. Киберқауіпсіздіктің маңызы арта түсуде, өйткені көптеген компаниялар өз деректерін электронды түрде сақтайды.
Бухгалтерлік ақпараттық жүйенің әртүрлі нәтижелері оның деректерді манипуляциялау мүмкіндіктерінің жан-жақтылығын көрсетеді. ААЖ клиенттер туралы ақпарат, негізгі құралдарға амортизация кестесі және қаржылық есептіліктің дебиторлық берешектің қартаю есебін қоса есептер шығарады. Тұтынушылар тізімдері, салық салу есептері және тауарлық-материалдық құндылықтардың деңгейлері де шығарылуы мүмкін. Алайда, корреспонденциялар, жадынамалар немесе презентациялар ААЖ-ге енгізілмеген, себебі бұл тармақтар компанияның қаржылық есептілігіне немесе бухгалтериясына тікелей байланысты емес.
Бухгалтерлік есеп жүйесінің пайдасы
Ведомствоаралық интерфейс
Бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесі көптеген бөлімдер бойынша интерфейс жасауға тырысады. Жүйе шеңберінде сату бөлімі сату бюджетін жүктей алады. Бұл ақпаратты түгендеуді басқару тобы тауарлық-материалдық қорларды санау және материалдарды сатып алу үшін пайдаланады. Тауарлы-материалдық құндылықтарды сатып алған кезде жүйе жаңа шот-фактура туралы кредиторлық бөлімге хабарлауы мүмкін. AIS сонымен қатар өндіріс, жөнелту және тұтынушыларға қызмет көрсету бөлімдері сату туралы білуі үшін жаңа тапсырыс туралы ақпаратпен бөлісе алады.
Ішкі бақылау
Бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесінің ажырамас бөлігі ішкі бақылауға жатады. Жүйеге клиенттердің, сатушылардың және іскери ақпараттың компания ішінде сақталуын қамтамасыз ететін саясат пен процедураларды орналастыруға болады. Қол жетімділіктің физикалық мақұлдауын, кіру талаптарын, кіру журналдарын, авторизацияларды және міндеттерді бөлуді қолдану арқылы пайдаланушылар тек өздерінің іскерлік функцияларын орындау үшін қажетті ақпаратпен шектелуі мүмкін.