Жалпы есеп кітабы ретінде Excel бағдарламасын қалай пайдалануға болады
Microsoft Excel – бұл көптеген мақсаттарда қолдануға болатын қуатты құрал. Аз операциялар жасайтын шағын бизнес үшін ақылды кәсіп иесі Excel бағдарламасын бухгалтерлік бағдарламаның орнына қолдана алады.
Excel-де бас кітапты құруға және жүргізуге қажетті барлық құралдар бар, бірақ ол негізгі бухгалтерлік есепті мұқият түсінуді және бөлшектерге назар аударуды қажет етеді. Бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыздандыруға қаражат салуға мүмкіндігі жоқ кәсіп иелері үшін Excel бағдарламасы бухгалтерлік бағдарламаны сатып алғанға дейін бухгалтерлік жазбаларды жүргізуге жақсы орын бола алады. Төменде Excel-ді бухгалтерлік есепте қалай пайдалану керектігін жоспарлауға көмектесетін нұсқаулық келтірілген.
Excel-ді бас кітап ретінде пайдалану
Кез-келген бизнес бір-бірінен ерекшеленетінін, сондықтан есеп берудің әр түрлі қажеттіліктеріне ие болатынын атап өту маңызды. Бухгалтерлік есепті жүргізудің алғашқы қадамы – бизнес түріне байланысты қандай бухгалтерлік көрсеткіштерді қосу қажет екенін анықтау.
Қарапайым есепке алу қондырғысы алдымен мәміле жасалған күннің бағаларын, операцияның сипаттамасын және есепшот немесе чек нөмірлері сияқты анықтамалық нөмірді қамтуы керек. Келесі бағандарда жыл ішінде қолданылатын шоттардың әрқайсысы келтіріледі. Шоттарды таңдауға мұқият ойлану керек, өйткені кейінірек оралып, өзгертулер енгізу қиын болады. Солдан оңға қарай бірінші шоттар кірістерден басталатын және шығыстармен аяқталатын кірістер туралы есеп шоттары болуы керек. Әрі қарай актив шоттары, содан кейін пассив шоттары және ең соңында кез-келген меншікті шот болады.
Бас кітап компанияның барлық операцияларын есепке алу үшін екі жақты бухгалтерлік есепті қолданады және Excel бағдарламасын бас кітап ретінде қолдануды бастамас бұрын осы тұжырымдаманы мұқият түсіну қажет. Екі еселенген бухгалтерлік есеп операциялар кезінде дебеттер мен кредиттерді енгізуге негізделеді, сонда соңында баланстар теңдестіріледі.
Excel-дегі қосарлы бухгалтерлік есеп
Егер бұл жаңа компания болса, бірінші транзакция компанияға салынған меншікті капитал болуы мүмкін. Мысал ретінде Джейн есімді кәсіпкер машина жасау цехын ашуға шешім қабылдады делік. Кәсіпті бастау үшін оның жинағынан 750 000 АҚШ доллары бар және ол жинақтаған қаражатымен жергілікті банкте бизнесті тексеретін шот ашады.
Бухгалтерлік есепті екі рет енгізу тұжырымдамаларын қолдана отырып, Джейн бұл операция компанияның ақшалай шотын (дебеттік жазба) көбейтетінін және меншік капиталы шотының (несиелік жазба) ұлғаюымен өтелетінін біледі. Бұл Excel жүйесінде барлық дебеттік жазбалар оң мәндер ретінде, ал барлық кредиттік жазбалар теріс мәндермен жазылуы керек.
Бұл мысалда Джейн электрондық кестенің бірінші жолына транзакция күнін және «Капитал инвестициялары» сияқты сипаттаманы енгізуі керек. Содан кейін ол электронды кестенің «Қолма-қол ақша» шоты бағанына $ 750,000 оң, ал «Иесінің капиталы» шотының бағанына теріс $ 750,000 жазбасын енгізеді. Сандарды тексеру үшін Джейн Excel-дің қосынды формуласын қолданып, әр жолдағы барлық жазбалар нөлдік долларға дейін жететініне көз жеткізуі керек.
Ол жерден Джейн әр транзакция үшін сызықты енгізуді жалғастырады. Егер ол компанияның қолма-қол ақшасымен жабдықты сатып алса, Джейн «Жабдық» шоты бағанына дебеттік немесе оң жазбаны, ал «Қолма-қол ақша» шоты бойынша кредитті немесе теріс жазбаны көрсету үшін операция жасайды. Егер ол механикалық қызметтерді тұтынушыға сататын болса, онда ол «Кірістер» шотына кредит, ал «Меншікті капитал» шотына дебет жазады.
Соңында, әрбір есептік баған бойынша жиынтық кестенің төменгі жағында жинақталуы керек. Ағымдағы таза кірісті есептеу үшін барлық кіріс шоттарының қосындысын қосуға болады. Есептелетін басқа бағандарды қажеттілік бойынша конфигурациялауға болады, мысалы, жалпы активтер, жиынтық міндеттемелер және меншікті капитал.
Төменгі сызық
Бизнесті жүргізу бухгалтерлік есепті жүргізуді қажет етеді, оған бухгалтерлік есептің нақты бағдарламалық жасақтамасын қолдану жақсы. Егер бұл бизнес иесі үшін мүмкін болмаса, онда Microsoft Excel бағдарламасын пайдалану жақсы балама болып табылады. Компания үшін бухгалтерлік есеп жазбаларын жүргізетін адам бухгалтерлік есеп шарттары мен тәсілдерін түсініп, нақты бухгалтерлік жазбаларды жасау үшін Excel бағдарламасындағы әр түрлі құралдарды түсінуі керек. Бизнес өскеннен кейін бухгалтерлік есептің дұрыс бағдарламалық жасақтамасын қолдану ұсынылады.