Ақылы сатып алу
Ақылы сатып алу дегеніміз не?
Ақылы сатып алу – бұл бизнес үшін тауарлар мен қызметтерді сатып алу процесін толығымен автоматтандыратын біріктірілген жүйе. Жүйе өз атауын алды, өйткені ол тауарларды сатып алудан бастап сатушының төлеміне дейін сатып алудың барлық аспектілерін қарастырады. Ақылы сатып алудың негізгі артықшылықтары тиімділік, үнемдеу, қаржылық және сатып алудың көрнекілігін арттыру болып табылады.
Сатып алу-төлеу туралы түсінік
Төлемге сатып алу жүйесі реквизициялаудан басталады, сатып алуларға түседі және төлеммен аяқталады. Реквизициялау – бұл қызметке, затқа немесе өнімге сатып алу туралы сұраныстың бланкімен формальды түрде сұраныс беру. Сатып алу тауарлар немесе қызметтер алынған кезде болады. Жүйе төлем жасалған кезде аяқталады.
Негізгі өнімдер
- Сатып алу-төлеу – бұл тауарларды сатып алудан бастап сатушының төлеміне дейінгі бизнес үшін сатып алудың толық жүйесі.
- Ақылы сатып алуды P2P, сатып алу-сату, e-сатып алу немесе тексеру-қайтару деп те атайды.
- Ақылы сатып алу процесі автоматтандырылған, шығындарды үнемдейді және тәуекелді азайтады.
- Сатып алу-төлеу сатушының төлемін жеделдетуге арналмаған, өйткені бұл қолма-қол ақшаны мүмкіндігінше ұзақ уақыт ұстағысы келетін компаниялардың мүдделеріне сәйкес келмейді.
- Сатып алу-төлеу жүйелері тиімділік пен қаржылық бақылауды жақсартуға арналған.
Сатып алу үшін төлеу сатып алу процесін оңтайландыруға тырысады, осылайша ұйымға қаржылық бақылау мен тиімділіктің арқасында пайда әкеледі. Бұл оңтайландырылған, интеграцияланған жүйе шығындарды үнемдейді және тәуекелді азайтады. Төлемге сатып алудың әдеттегі жүйесі бес қадамнан тұрады және аяқтауға қойылатын талаптарды қамтиды:
- Каталогтар : Артықшылықты жеткізушілердің каталогтары – сатып алуға ақы төлеу жүйесіндегі бірінші талап.
- Сатып алу туралы сұраныстар : каталогтан өнім таңдалғаннан кейін, сатып алушы тиісті менеджерге сатып алу туралы сұраныс жібереді.
- Сатып алу тапсырысының жұмыс процесі : Сатып алуға тапсырыс менеджер мақұлдағаннан кейін жасалады.
- Шот-фактура : бұл сатып алу-төлеу жүйесінің маңызды компоненті, өйткені шот-фактураларды қолмен өңдеу өте ауыр және көп уақытты алатын процесс. Шот-фактураны автоматты түрде өңдеу уақыт пен ақшаны үнемдейді және сатып алу тапсырыстарымен шот-фактураларға сәйкес келетін салыстыру функциясын қамтиды.
- Төлем : шот-фактура төлемге мақұлданғаннан кейін, компанияның кредиторлық берешек жүйесінде файл жасалады. Бекітілген шот-фактура өнім берушіге несие берген мерзім аяқталғанға дейін төлемге әкеледі.
Сатып алу-төлеу жүйелері төлем процесін жылдамдатуға арналмаған. Бұл мақтауға тұрарлық мақсат болса да, шындық – бұл көптеген компаниялар үшін басымдық болмақ емес, өйткені вексельдерді жылдам төлеу олардың ақша ағымдарының уақытына әсер етеді. «Сатып алу-төлеу» жүйесінің мақсаты тиімділік пен қаржылық бақылауды жақсарту болып табылады, өйткені қаржы бөлімдері уақтылы сатып алу деректерін өз қолдарында ұстайды.
Жылдам факт
Сатып алу-төлеу жүйелері – бұл еңбек шығындарын төмендететін және дәлдікті арттыратын автоматтандырылған процестер.
Ақылы сатып алу жүйелеріндегі ең жақсы тәжірибеге жеткізушілердің порталы, каталогтар мен сатып алу арналарының күрделілігі төмендеуі және жоғарғы менеджменттің қолдауы сияқты бір байланыс нүктесін қолданатын қатты технологиялар жатады. Ол қаншаға жұмсалатыны, қандай өнімдер немесе қызметтер алынатындығы және жеткізу уақыты туралы негізгі деректерді бере алады.