Қаржы мамандарына арналған уақытты басқару бойынша кеңестер
Қаржы әлемі жоғары бәсекеге қабілетті жұмыс орнына айналды. Кез-келген күнде 24 сағат болса да, уақыт дегеніміз – уақыт. Сондықтан, уақытты тиімді басқару – өнімді болуға және жұмыстан тыс уақытта сапалы уақытты арттыруға ұмтылатын кез-келген қаржы маманы үшін бәсекелестік артықшылық.
Алайда сізді жұмыста қажеттіліктен ұзақ ұстауға болатын көптеген алаңдаушылықтар бар. Осы уақытты ысырап ететіндердің кейбіреулері туралы білуге және уақытты үнемдеуге қатысты бірнеше кеңестер туралы білуге оқыңыз, бұл сізге аз уақытта көбірек жұмыс істеуге мәжбүр етеді.
Негізгі өнімдер
- Қаржы мамандары клиенттермен кездескенде, күндіз сауда-саттықты үзіліссіз өткізгенде немесе деректерді талдауда жұмыс істеген кезде құрылым аз болады.
- Бұл уақытты кідіртуге, көңіл бөлуге және уақытты дұрыс басқаруға мүмкіндік ашады.
- Мұнда біз уақытты басқарудың кейбір шынайы әдістерін қарастырамыз, әсіресе қаржы мамандарына бағытталған.
Қара тесік
Өнімділікті сорып алатын уақытты жоғалтатын әр түрлі адамдар бар. Мысалы, қаржы мамандары әрдайым көп міндетке азғырылады. Сіз кеңесшісіз делік, сәрсенбі күні таңертеңгі сағат 8: 30-дан 10-ға дейін сіз келесі әрекеттерді орындай аласыз:
- Сіз электрондық кестеде жұмыс істейсіз,
- Екі электрондық пошта хабарламасы тоқтатылғаннан кейін тоқтаңыз,
- Содан кейін алты электрондық поштаны қатарынан жіберіңіз,
- Инстаграмдағы колледж досының үйлену тойындағы суреттерін тексеру,
- Содан кейін Slack хабарламасы арқылы компанияның әлеуметтік шығу шақыруын қабылдаңыз,
- Болашақ клиенттерден күтпеген екі қоңырау шалу алдында және
- Соңында кенеттен телефонды қоюға мәжбүр болып отыр, өйткені менеджер сіздің қызметкерлер жиналысына бес минут кешігіп келгеніңізді еске салу арқылы тоқтайды.
Бұл сіз үшін әдеттегі таңға ұқсайды ма? Егер солай болса, әсіресе сіз жеке меншік капиталы фирмасы немесе инвестициялық банк сияқты корпоративті ортада жұмыс істейтін болсаңыз, сіз өз құрдастарыңызбен салыстырғанда ең төмен деңгейге түскен шығарсыз.
Осыдан бес-он жыл өткен соң, сіздің барлық тынымсыз жұмыстарыңыз үшін ешкім сізді еске алмайды, қамқорлық жасамайды немесе алға шығармайды. Егер Томас Джефферсон қағазды араластыруды аяқтаса, бірақ тәуелсіздік декларациясын жазуға ешқашан көмектеспесе, әлем маңызды болар ма еді? Сіздің жұмысыңызда да дәл солай – сіздің ұйымыңыз бос жұмыс емес, қажетті жұмыстар мен шедеврлерді бағалайды.
Алда жоспарлау
Әр жексенбі түстен кейін, алдағы аптаның «істері» тізімін аяқтаңыз, жақсырақ барлық құрылғыларыңызда синхрондалатын қосымшаны немесе веб-қызметті қолданыңыз. Сіздің жұмысыңызда және жеке өміріңізде сәттілікке жету үшін өте маңызды заттарды бөлектеңіз. Белгіленбегендер – сіз бөлуге болатын, кейінге қалдыратын немесе мүлдем аулақ бола алатын нәрселер.
Қаржы саласында маңызды нәтижелерге есептер немесе зерттеулер кіреді, олар дәл және мерзімінен бұрын ұсынылуы керек. Егер сіз осы есептердің сапасын жақсартуға көңіл бөлсеңіз, онда олар сізге лайықты жұмыс жасаудан гөрі кілт емес элементтерге уақыт босату үшін (мысалы, басымдылығы төмен хаттарға жауап беру немесе ұзақ уақытқа қатысу сияқты) сіздің ұйымыңызға жақсы қызмет көрсетеді. – орамалы кездесу).
Сол сияқты, күнде жұмыстан шығар алдында он минут бұрын, келесі күнгі іс-әрекеттің тізімін аяқтап, маңыздылығы мен басымдығы бойынша нөмірлеңіз. Тағы да өзіңізден қажет емес барлық нәрсені – белгілі бір өнімділік шегіне сәйкес келмейтін нәрселерді үнемі сұраңыз.
Көп тапсырма
Қаржының жетістігі адамның әрқашан маңызды және жедел нәтижелер беру қабілетіне байланысты. Сіздің қаржы менеджерлеріңіз қандай маңызды мәліметтер мен мәліметтерге сүйенеді? Ұйымыңызға және / немесе сіздің клиенттеріңізге жеңіске жету үшін не жеткізе аласыз? Бұл аудиторлық есепті уақтылы ұсынуды, ұсынылған жоба бойынша таза дисконтталған құнды дәл есептеуді немесе Excel-дегі формулалардың жиынтық жиынтыққа әкелуін қамтамасыз етуді қамти ма?
Күннің соңында сіз алмасқан барлық электрондық хаттар, сіз қатысқан әлеуметтік клуб отырыстары немесе кабинетіңіздегі папкалардың хронологиялық түрде толтырылуы ешкімге маңызды емес. Көп тапсырма әрдайым жеке адамдарға жұмыс берушілер олар күткен бірнеше маңызды нәтижелерге қолынан келгеннің бәрін беруге мүмкіндік бермейді.
Алдымен маңызды, қиын, шұғыл және ең маңызды әрекеттерді жасаңыз. Қаржының жетістігі сіздің міндеттеріңізге қалай жақындайтындығыңыздың қарапайымдылығын қамтуы мүмкін. Жақында оқыған және бастамашылық танытқан түлек үшін бұл өте қарапайым болып көрінуі мүмкін, бірақ бір уақытта бір нәрсе жасаңыз және ол аяқталғанға дейін тоқтамаңыз. Егер сіздің міндеттеріңіз ұзақ мерзімді жобамен байланысты болса, оны қысқа мерзімдерге бөліп, мерзімінен бұрын аяқтаңыз. Бір нәрсені басынан аяғына дейін жасау қымбат тиімсіздікті жояды, өйткені сіз әрдайым жаңадан бастауға және әртүрлі, байланысты емес заттарды қайта калибрлеуге мәжбүр боласыз.
Егер сіз аптасына үш сағатты пайдасыз тапсырмаларға жұмсасаңыз, бұл жылына шамамен 150 сағатты қосады. Сізден тиімді, әрі жылына 150 сағат артық жұмыс жасайтын бірнеше үстелді байланыстыратын серіктес, басқалар ала алмаған бірнеше лауазымдық өсім мен жалақыны өсіретін шығар.
Кіріс жәшігін басқару
Сіздің кіріс жәшігіңіз уақытты ысырап етеді. Егер сіздің электронды хаттарыңыздың көп бөлігі сіздің жақын арада тұрған тапсырмаларыңызға қатысы болмаса, демек сіз күніңізді қоқыс туралы ақпаратпен толтырасыз.
Бұған жол бермеу үшін:
- Электрондық поштаңызды тексеру үшін алдын-ала белгіленген уақытты орнатыңыз және кіріс жәшігін күніне үш-төрт реттен асырмай тексеріңіз.
- Электрондық поштаға жұмыс уақыты аяқталғаннан кейін қалтаны жасаңыз, ол сізге келуі керек, бірақ бұл шұғыл емес. Бұл қалта сізге жауап алғанға дейін бірнеше жұмыс күнін күте алатын маңызды сұрауларға оралу үшін өте пайдалы.
- Жұмыс күнінде ең маңызды электрондық хаттарды ғана жіберіңіз. Өз тобыңызда жаңарып отыру маңызды болғанымен, сіздің уақытыңыздың негізгі бөлігін тәжірибесіз немесе тәртіпті емес әріптестеріңіз жіберіп, сіздің кіріс жәшігіңізді маңызды емес хабарламалармен толтырады. Электрондық поштаның бұл түрін жұмысқа қатысты емес сұрақтарға жауап бермеу арқылы азайтуға болады.
- Жұмыстан шығар алдында кіріс жәшігіңізді босатыңыз. Мұны белгілі бір мәселелерге байланысты электрондық хаттарды қоюға болатын жобаға қатысты қалталар жасау арқылы жасауға болады. Кіріс жәшігін бос ұстау сіздің назарыңыздан негізгі емес хабарларды алып тастау арқылы уақытты үнемдейді. Егер бірнеше сағат ішінде немесе келесі күні назар аударуды қажет ететін заттар болса, оларды шұғыл папкаға салыңыз.
Уақытты үнемдеуге арналған кейбір басқа кеңестер
Сіз шынымен қанша уақытты босқа өткізгеніңізді қадағалаңыз
Ұсақ-түйек мәселелерге кеткен уақытыңызды енгізуге мүмкіндік беретін қарапайым кесте жасаңыз. Мұны күнделікті жасаңыз. Осы әдетті дамыта отырып, оны сақтай отырып, сіз өзіңізді маңызды емес мәселелерді кездестірген кезде тануға үйретесіз.
Қағаз құжаттарын бір рет қана өңдеңіз
Олар өңделгеннен кейін сіз оларды файлға жібере аласыз, жібере аласыз немесе олардан құтыла аласыз.
Әріптестеріңізге тікелей хабарлама
Кеңсеңізде немесе бөлімдер арасында серуендеу сізге аптасына бірнеше сағатты құрауы мүмкін, және біз мұның жылдыққа қаншалықты қымбат екенін білеміз. Егер бұл маңызды немесе күрделі мәселе болмаса, корпоративті хабарламалар жүйесі немесе бекітілген веб-қызмет арқылы тікелей хабарламаларды пайдалану әр түрлі сұрақтарға жылдам жауап алудың тиімді әдісі болып табылады.
Кез-келген уақытта бәрі қайда екенін біліңіз
Бұған электронды және қағаз жүзіндегі ақпараттар кіреді. Егер сіз өзіңіздің уақытыңызды бағаласаңыз, оны іздеумен өткізбеңіз.
Тапсырмаларды төрт санатқа бөліңіз:
- Шұғыл және маңызды: қаржылық және бухгалтерлік есептер қатаң және жақын мерзімдермен.
- Шұғыл және маңызды емес: мысалы, сіздің қаржы тобыңыздың желісі, тренинг сабақтары және т.б.
- Шұғыл және маңызды емес: мысалы, сіздің кіріс жәшігіңізден бірен-саран хабарламалар және клуб отырыстарына арналған «белгіленген күндерге жазылу».
- Шұғыл емес және маңызды емес: автоматтармен он минуттық әңгімелер, фантазиялық футболды тексеру және т.б.
(Күннің көп бөлігін бірінші санатқа жұмсау керек екені анық.)
Делегат, делегат, делегат
Ұйымда жоғарылаған кезде сізді пакеттен бөлетін нәрсе осы. Тұтқа міндеттері ғана сіз орындауға болады. Уақытты басқару дағдыларын жетілдіре отырып, жақын арада сізге тікелей есептер тағайындалады. Мүмкіндігінше өзіңіздің қолыңыздан келмейтін тапсырмаларды белгілеңіз. Сіз тек сіздің назарыңызды немесе тәжірибеңізді қажет ететін нәрселерді жасауыңыз керек.
Жеке тұлғаңызды басқармаңыз
Қаржы мамандары уақытты басқару дағдыларына ие болуы керек, сонымен қатар олар ішкі әріптестерімен және сыртқы қоғамдастықпен келісім мен ізгі ниетке ие болуы керек. Тек уақытында зейін қою сізді абразивті етіп көрсетуі мүмкін, бұл сіздің айналаңызда, соның ішінде әлеуметтік және кәсіпкерлікті дамытуда көптеген адамдарды жұмыстан шығарады. Егер сіз абай болмасаңыз, сіз уақытты басқару гуруымын деп ойланасыз, бірақ сіз маңдайыңыздағы «әлеуметтік ақымақ» мөрінен мүлдем бейхабар боласыз.
Қарым-қатынас, көшбасшылық және бизнесті дамыту дағдылары уақытты басқару дағдыларымен бірдей маңызды. Қаржы мамандары мансап сатысында өсіп келе жатқандықтан, уақытты басқару дағдылары олардың келесі деңгейге жетуіне (яғни, атқарушы деңгейге) көмектесу үшін енді жеткіліксіз болады.
Төменгі сызық
Егер сіз өзіңіздің өміріңізді бағаласаңыз, онда сіз өз уақытыңызды бағалайсыз. Жұмыс өмірі – бұл сіздің өміріңіздің үлкен көрінісінің ішкі компоненті – сіз басқаларға ұсына алатын үлесіңіз бен қызмет деңгейіңіз сізге бөлінген уақытты тиімді пайдалану қабілетіңізге байланысты. Есіңізде болсын: бұл сіздің жұмыс берушіңіз сіз күткен маңызды нәрселер. Сіздің жұмыс берушіңіз басқалардың бәріне көп мән бермейді, сізге де қажет емес.