Petty Cash
Petty Cash дегеніміз не?
Ұсақ ақша қоры дегеніміз – кеңсе тауарлары немесе шығындарды өтеу сияқты кішігірім шығындарды төлеу үшін қолда ұсталатын қолма-қол ақшаның аз мөлшері. Ұсақ ақша қоры мерзімді салыстырулардан өтеді, сонымен қатар операциялар қаржылық есептілікке жазылады. Ірі корпорацияларға арналған әр бөлімде жәшік немесе қорап болуы мүмкін шағын ақша қоры болуы мүмкін.
Негізгі өнімдер
- Ұсақ ақша қаражаты немесе ұсақ ақша қоры – бұл чек жазуға лайық емес шығындарды төлеуге жұмсалатын қолма-қол ақшаның аз мөлшері.
- Әр бөлімде ірі корпорацияларға арналған ұсақ ақша жәшігі немесе жәшік болуы мүмкін.
- Шағын ақша қорын кеңсе тауарлары, клиенттерге арналған карталар, гүлдер, қызметкерлерге арналған түскі асты төлеу немесе қызметкерлердің шығындарын өтеу үшін пайдалануға болады.
Petty Cash туралы түсінік
Кішігірім кассалық операциялар чек беру негізсіз немесе қолайсыз болып табылатын ұсақ транзакцияларға ыңғайлылықты қамтамасыз етеді. Компания шағын деп санайтын қолма-қол ақшаның мөлшері әр түрлі болады, көптеген компаниялар ұсақ ақша қоры ретінде 50-ден 200 долларға дейін сақтайды. Шағын ақша қоры пайдаланылатын операциялардың мысалдары:
- Кеңсе керек-жарақтары
- Клиенттерге арналған карталар
- Гүлдер
- Қызметкерлердің шағын тобына арналған түскі асқа ақы төлеу
- Қызметкерге жұмысқа байланысты шағын шығындарды өтеу
Шағын қордың кастодиандары қорды бақылауға тағайындалады. Кастодиандық міндеттерге әдетте қолма-қол ақшаның кішігірім ережелері мен ережелерін орындау, толықтыруды сұрау және қаражат бөлу кіреді.
Ерекше мәселелер
Шағын ақша қоры мезгіл-мезгіл салыстырылып, қордың балансының дұрыс екендігін тексеріп отырады. Әдетте, қолма-қол ақшаның қалдығы алдын-ала белгіленген деңгейге түскендіктен, кастодиан кассадан қосымша қолма-қол ақша сұрайды. Осы уақытта барлық түбіртектердің жалпы сомасы оның ұсақ ақша салғыштан берілген қаражатқа сәйкес келуін қамтамасыз ету үшін есептеледі. Егер жаңа қаражат қажет болса, кассир кішігірім кассаны қаржыландыру үшін жаңа чекті жазады және оның орнына қолма-қол ақшаны сарқып алған сатып алулардан түбіртектер алады.
Салыстыру процесі қордың қалған қалдығы түсімдер мен шот-фактуралар бойынша егжей-тегжейлі төлемдерді алып тастағандағы бастапқы қалдық арасындағы айырмашылыққа тең болуын қамтамасыз етеді. Егер қалған қалдық қажет болғаннан аз болса, онда тапшылық болады. Егер қалған тепе-теңдік шамадан көп болса, онда шамадан тыс артықшылық бар. Шамалы ауытқулар болуы мүмкін болғанымен, тепе-теңдік болмаған кезде сәйкессіздік көзі анықталып, түзетілуі керек.
Маңызды
Ішкі кірістер қызметі (IRS) ұсақ кассалық құжаттарды рәсімдеп, түбіртектерге қосуды ұсынады.
Petty Cash-ке қойылатын талаптар
Шағын ақша қорын пайдалану белгілі бір ішкі бақылауды айналып өтеді. Ұсақ ақшаның болуы оған кез-келген мақсатта және кез-келген адам қол жеткізе алады дегенді білдірмейді. Көптеген компанияларда қорды басқару үшін қатаң ішкі бақылау қолданылады. Көбінесе шектеулі адамдар төлемдерді мақұлдауға құқылы және оны тек компанияның заңды қызметіне немесе операцияларына байланысты шығындар үшін жасай алады.
Шағын ақша кассиріне шағын чектерді қаржыландыру және тиісті бухгалтерлік жазбалар жасау үшін чек беру үшін тағайындалуы мүмкін. Ұсақ кастодианға ақшаны тарату және барлық сатып алулар немесе қаражатты кез-келген мақсатта пайдалану туралы түбіртектер жинау жүктеледі. Ұсақ ақша жиынтығы азайған кезде, түбіртектер көбейіп, алынған жалпы сомаға теңестірілуі керек.
Шағын кассир мен кассалық кастодианға ие бола отырып, екі процесс ақша қаражаттарының қауіпсіздігін сақтауға көмектеседі және оған тек уәкілетті адамдар ғана қол жеткізе алады.
Ұсақ ақшаны жазу
Шағын ақша қоры пайдаланылған кезде ұсақ ақшалай операциялар қаржы есептілігінде сақталады. Сатып алу ұсақ қолма-қол ақшаны пайдалану арқылы жүзеге асырылған кезде бухгалтерлік журналға жазбалар енгізілмейді, тек кастодианға көбірек қолма-қол ақша қажет болғанда – және қолхаттардың орнына жаңа қаражат түскенде ғана журналдағы жазбалар жазылады. Журнал кастодиан көп қолма-қол ақша беру үшін кіру ұсақ қолма-қол ақша қоры мен қолма-қол ақша алу үшін несие үшін дебеттік болып табылады.
Егер жетіспеушілік немесе шамадан тыс болса, журналға жазбаша жазба артық / қысқа шотқа жазылады. Егер ұсақ ақша қоры біткен болса, онда кірісті білдіретін несие енгізіледі. Егер ұсақ ақша қоры қысқа болса, шығынды білдіретін дебет енгізіледі. Артық немесе қысқа шот салыстыру кезінде қорды теңгерімдеу үшін қолданылады.