Ваучер
Жолдама дегеніміз не?
Ваучер – бұл компанияның кредиторлық бөліммен міндеттеме бойынша төлемді растауға қажетті барлық растайтын құжаттарды жинау және жинау үшін пайдаланатын құжат. Ваучер негізінен кредиторлық берешектің резервтік құжаты болып табылады. Кредиторлық берешек – бұл компаниялардың сатушылар мен жабдықтаушылар алдындағы қысқа мерзімді шоттары.
Ваучер маңызды, өйткені бұл әр төлемнің дұрыс ресімделуін және сатып алынған тауарлар мен қызметтердің шынымен алынуын қамтамасыз ететін ішкі есеп бақылау механизмі.
Негізгі өнімдер
- Ваучер – бұл шот-фактураны растайтын құжаттарды қамтитын компанияның кредиторлық бөлімінде қолданылатын құжат.
- Ваучер дегеніміз – бұл кредиторлық берешектің резервтік құжаттары, олар компаниялардың сатушылар мен жеткізушілерге қарыздары болып табылады.
- Ваучердегі құжаттарға жеткізушінің шот-фактурасы, қарыз сомасы, мерзімі, бас кітаптың шоттары және жеткізілім түбіртектері кіруі мүмкін.
- Берілмеген ваучерлердің барлық сомалары жинақталған, ал бір реттік сома баланста кредиторлық берешек ретінде көрсетіледі.
Ваучерлер қалай жұмыс істейді
Есепті кезең ішінде компаниялар жеткізушілер мен сатушылар алдында әр түрлі қысқа мерзімді қаржылық міндеттемелерге ие. Компанияға тауарлар өндірісінде пайдаланылатын тауарлық-материалдық құндылықтар немесе шикізат жеткізушілерден сатып алу қажет болуы мүмкін. Жеткізушілер негізінен компанияға 30, 60 немесе 90 күндік төлемдер төлеуге мүмкіндік беретін несие ұзартуды ұсынады.
Ваучер – бұл берешек ақшаны және жеткізушіге немесе сатушыға төленбеген берешек үшін кез-келген төлемді көрсететін барлық растайтын құжаттарды қамтитын форма. Ваучер және қажетті құжаттар ваучерлік журналға жазылады. Ваучердегі кейбір растайтын құжаттар мыналарды қамтуы мүмкін:
- Жеткізушінің шот-фактурасы
- Сатушы немесе жеткізушінің аты төленуі керек
- Қарыз сомасы, төлем мерзімі және жеткізуші шот-фактураны мерзімінен бұрын төлегені үшін жеңілдіктер сияқты төлем шарттары.
- Компанияның сатып алуға тапсырысы
- Компания тауарларды жеткізушіден алғандығы туралы түбіртек
- Бас бухгалтерлік кітапты есепке алу мақсаттары үшін пайдаланылатын шоттарды
- Компаниядағы уәкілетті өкілдердің сатып алу және төлеу туралы қолдары
- Жеткізушіге шот-фактура төленгеннен кейін төлемді және күнді растайтын құжат
Төленбеген қарыздары бар барлық жолдамалардың жалпы сомасы баланста кредиторлық берешек ретінде көрсетіледі. Ваучер төленгеннен кейін төлем туралы құжат ваучерге енгізіліп, ақылы ваучер ретінде жазылады.
Ваучерлер қаншалықты пайдалы
Компанияның ваучерлері аудит жүргізілген кезде негізгі дәлелдемелер көзі болып табылады. Ан аудитор анықтау үшін, егер рәсімдер кешенін орындайды қаржы есептілігі елеулі бұрмалаулар жоқ болып табылады. Ваучерлер сатып алынған тауарлардың іс жүзінде алынғанын растайтын құжат, бұл аудитордың қаржылық есептілікте орналастырылған тауарлар мен қызметтердің шынымен бар екендігі туралы пікірін қолдайды. Ваучерлер сонымен бірге фирманың сатушыларға ақшалай төлемдерін негіздейді және операцияны орналастыру үшін пайдаланылған бас кітаптың құжаттарын рәсімдейді.
Ваучерлік жүйені пайдалану, сондай-ақ қызметкерлердің компания активтерін ұрлау мақсатында келісім жасасу қаупін азайтады. Кәсіпорындарда қызметкерлердің ұрлануының алдын алу үшін міндеттерді бөлу қолданылады, яғни ұйымдағы әртүрлі адамдарға маңызды міндеттер жүктеледі. Тапсырмаларды бірнеше адам орындайтындығы туралы ваучерлік құжаттар аудитор міндеттердің дұрыс бөлінгендігін растай алуы үшін қағаз ізін жасайды.
Ваучер мысалы
Жергілікті мейрамхана сатушылардан бірнеше күн сайын ет пен балыққа тапсырыс береді. Мейрамхана менеджері 30 фунт ет сатып алу туралы тапсырысты толтырады, ал иесі жеткізілімді мақұлдау үшін сатып алу тапсырысының алғашқы әріптерін басады. Жеткізілім түскен кезде, жеткізілім мазмұны сатып алу тапсырысымен салыстырылады, бұл жөнелтімнің тапсырыс берілгенге сәйкес келуін қамтамасыз етеді. Мейрамхана процесті құжаттау үшін жеткізілім түбіртегін толтырады, жеткізілім түбіртегі сатушының шот-фактурасымен салыстырылады.
Қосылған құжаттарды түсіндіретін мұқаба парағы болып табылатын ваучерге сатып алу тапсырысы, жеткізілім түбіртегі және шот-фактура кіреді. Сатып алу сомасы төленгенге дейін баланстағы кредиторлық берешекке қосылып жазылады. Иесі чекке қол қоймас бұрын ваучер туралы барлық ақпаратты қарастырады.
Ваучерге транзакцияны есепке алу үшін пайдаланылатын бас кітаптың шоттары да кіреді. Мейрамхана, мысалы, ет түгендеу шотының дебеті мен төлемді есепке алу үшін кассалық шотқа несие бере алады. Төлемнің түбіртегі және күні ваучердің төленгенін көрсету үшін жазылады. Кредиторлық берешек қосымша кредиторлық берешек болмаған жағдайда, төленген шот-фактураға байланысты төменгі қалдықты көрсетеді.